Dopo la pausa estiva, riaprire un ufficio non significa semplicemente aprire la porta e riaccendere le luci. Il primo giorno di rientro, di solito, si presenta così: qualcuno arriva presto per “sistemare le cose prima che arrivino tutti gli altri” e si accorge che il condizionatore magari non funziona, il pc non si connette, nel bagno c’è un odore strano. Un rientro che dovrebbe essere sereno diventa una caccia al guasto.
Gli impianti da controllare prima del rientro
Uno degli errori più frequenti è riaccendere tutti gli impianti direttamente il primo giorno lavorativo. Il primo consiglio e il più semplice da seguire è quindi quello di dedicare una giornata prima dell’apertura a fare una prova singola di ogni impianto.
Programmare una sorta di giornata di test può essere utile per scoprire eventuali problemi in anticipo e risolverli prima dell’apertura ufficiale degli uffici.
Impianti di climatizzazione e refrigerazione
Durante l’estate gli impianti di raffrescamento potrebbero aver lavorato in maniera intermittente o essere rimasti spenti per tutto il periodo di chiusura.
Soprattutto nel caso di un ambiente climatizzato tramite fancoil, un sistema ad acqua per riscaldamento o raffrescamento, è consigliabile effettuare dei controlli prima del rientro, quali ad esempio:
- verifica dell’eventuale presenza di accumuli di condensa;
- verificare lo stato dei filtri;
- verificare che gli scarichi di condensa siano puliti
Se si tratta di uffici o ambienti in cui sono presenti gruppi di refrigerazione e frigoriferi è essenziale procedere qualche giorno prima all’accensione delle macchine e alla regolazione della temperatura per avere così impianti correttamente funzionanti il giorno dell’apertura.
Impianti elettrici e apparecchiature
Anche gli impianti elettrici meritano particolare attenzione. Durante le vacanze, un temporale estivo o un black out per surriscaldamento, potrebbero aver provocato dei danni. Quindi è necessario controllare tutto ciò che richiede l’uso di corrente elettrica:
- illuminazione delle aree comuni;
- server e apparecchiature informatiche;
- porte automatiche;
- sistemi di apertura e controllo accessi;
- apparecchiature condominiali elettriche
Pulizie di uffici e locali: il momento migliore è prima del rientro
La chiusura estiva rappresenta anche un’occasione ideale per programmare le pulizie straordinarie. Molte attività risultano infatti più semplici da svolgere quando gli ambienti sono completamente liberi e gli interventi non interferiscono con il lavoro quotidiano.
La pulizia quotidiana degli spazi è sufficiente durante i periodi di attività lavorativa, ma è consigliabile integrarla con altre attività più specifiche da fare nei periodo di basso operatività:
- sanificazione degli ambienti;
- pulizia di vetri e serramenti;
- trattamento dei pavimenti, se necessario;
- pulizia approfondita delle aree comuni come cucina, mensa, bagni.
Le pulizie straordinarie non sono solo un’attività estetica, ma rientrano nelle attività che rendono un ambiente di lavoro più sano e accogliente. Dopo settimane di vacanza, tornare in ufficio può essere sicuramente difficile, ma se ad accogliere i dipendenti c’è un ambiente funzionante al 100% e pulito, allora ricominciare è più facile.
Riapertura graduale e controllata
Così come è importante proteggere impianti e azienda durante la chiusura estiva, allo stesso modo la ripresa delle attività dopo la pausa è un momento cruciale per ogni azienda. Una riapertura graduale e organizzata evita guasti e disservizi, ma soprattutto contribuisce a creare un ambiente di lavoro più efficiente e sicuro fin dal primo giorno.
Quando e cosa fare: pianificare la riaperture
La pianificazione delle attività è fondamentale per arrivare preparati all’apertura degli uffici senza ansia e stress. Una programmazione distribuita su più giorni permette di intervenire con calma se emerge un problema.
Le attività potrebbero essere organizzate nell’arco della settimana che precede il rientro:
- 5-7 giorni prima: pulizie straordinarie di fondo come pavimenti, vetri, sanificazione degli ambienti e delle aree comuni;
- 3-4 giorni prima: prova di accensione degli impianti climatizzazione, quadri elettrici, server e apparecchiature principali;
- 1-2 giorni prima: interventi tecnici se eventuali anomalie riscontrate con i controlli;
- Il giorno prima: sopralluogo finale
Checklist per un rientro in ufficio sereno
Riaprire un ufficio dopo la pausa estiva non è un’operazione automatica, le cose da controllare sono molte e avere a disposizione una checklist completa è utile per tenere tutto sotto controllo.
| ✔ | Controllo | Verifica |
| ☐ | Accensione degli impianti | Effettuare una prova di accensione almeno il giorno prima della riapertura. |
| ☐ | Impianto di climatizzazione | Controllare fancoil, filtri, scarichi della condensa e corretto funzionamento dei gruppi frigoriferi. |
| ☐ | Impianti elettrici | Verificare quadri elettrici, alimentazione di server, porte automatiche e apparecchiature essenziali. |
| ☐ | Rete idrica | Controllare che non siano presenti perdite, infiltrazioni o anomalie sugli impianti. |
| ☐ | Porte e finestre | Verificare la corretta chiusura di tutti gli accessi, comprese finestre, lucernari e uscite secondarie. |
| ☐ | Pulizie straordinarie | Programmare una pulizia approfondita degli ambienti prima del rientro del personale. |
| ☐ | Aree comuni | Controllare reception, sale riunioni, servizi igienici, aree break e spazi condivisi. |
| ☐ | Videosorveglianza e sicurezza | Verificare il corretto funzionamento di telecamere, allarmi e sistemi di sicurezza. |
| ☐ | Aree esterne | Controllare parcheggi, ingressi, cancelli, grondaie e tombini dopo eventuali temporali estivi. |
| ☐ | Ultimo sopralluogo | Effettuare un giro finale dell’edificio per verificare che tutto sia pronto prima della riapertura. |
Con una corretta pianificazione delle verifiche tecniche, delle pulizie e dell’accensione degli impianti è possibile affrontare il rientro con serenità, evitando interventi urgenti e garantendo la continuità operativa dell’edificio.
Affidarsi a un unico partner tecnico per coordinare questi controlli semplifica ulteriormente le cose: un solo interlocutore, tempi certi, nessuna sorpresa il giorno del rientro.